Lors de vos formations à distance, il vous arrive de rencontrer des apprenants réfractaires à l’activation de leur caméra ? Ils refusent de la mettre ou l’activent seulement quelques instants ?
La webcam est souvent un sujet de tension en formation.
Nous allons voir ensemble des solutions pour pallier ce problème.

"La webcam a une réelle utilité lors de vos formations. Elle vous permet de créer un contact avec vos interlocuteurs."

1/ Intérêts notables de l’activation de la webcam
Il est très désagréable de s’adresser à des écrans noirs ou de poser des questions sans obtenir de réponse. Dans ce type de situation, il est difficile de garder une dynamique ou de conserver l’intérêt des apprenants envers la formation.
La webcam a une réelle utilité lors de vos formations. Elle vous permet de créer un contact avec vos interlocuteurs. Même pour une courte période, voir à qui l’on s’adresse permet de créer un climat de confiance.
Le non-verbal a une très grande importance en communication. Voir vos apprenants vous permet de vérifier s’ils ont bien compris ce que vous êtes en train d’expliquer. En les voyant, vous pouvez déceler dans leurs expressions des signes d’incompréhension s’il y en a. Et cela vous donne aussi l’occasion de préciser vos propos.
La caméra est pour vous un véritable compagnon, une aide pour votre animation : vérifier les baisses d’attention. Rien n’est plus frustrant que d’apprendre en fin de journée qu’un apprenant a perdu le fil de la formation dès le matin et qu’il n’a pas osé le dire.

2/ Excuses pour ne pas activer la webcam
Voyons ensemble quelles pourraient être les raisons évoquées pour ne pas activer la caméra. Certains apprenants ne manquent pas d’imagination pour éviter d’activer leur webcam ! Les plus courantes : « mon débit est faible, si je mets la caméra tout se bloque », « j’ai un vieil ordinateur, il ne possède pas de webcam », « je ne suis pas seul(e) chez moi ».
Il est de votre ressort de voir si vous voulez vous lancer dans des considérations techniques ou vérifications de configuration. A priori, ce n’est pas de votre ressort.
Il serait peut-être plus intéressant de rappeler les règles du jeu dès le départ : “De mon côté, pendant toute la durée de ma formation, j’allumerai la caméra. Ainsi, ce sera plus agréable de nous voir. Je ne diffuserai pas vos images en dehors de nos échanges. Je vous demande de jouer le jeu avec moi !”
N’oubliez pas que certains prétextes masqueront parfois simplement de la timidité ! Jouer la carte de la confiance et de l’adhésion positive pourra vous aider ensemble à lever ces freins.

3/ Un mot sur la CNIL et de l’atteinte à la vie privée
L’utilisation de la webcam peut être considérée comme une atteinte à la vie privée pour certaines personnes. Parfois, lors d’une formation à distance, nous ne sommes pas seuls chez nous, apprenants comme formateur.
Il est compréhensible de ne pas souhaiter partager son chez-soi, et de risquer d’être jugé sur sa décoration, ses photos de famille affichées au mur, sur le sèche-linge ou la table à repasser qui trône en arrière-plan, ou encore sur son apparence.
La CNIL nous rappelle qu’il n’est pas obligatoire pour mes apprenants d’avoir ni d’allumer leur webcam.
Montrer l’exemple en partageant un fond simple et sobre, permettra à vos participants de mieux se sentir intégrés. De plus, là aussi, en jouant la carte de la confiance et en rappelant que vous ne diffuserez aucun contenu, vous facilitez l’implication positive des participants et l’adhésion à vos consignes. Enfin, donnez un cadre et des exemples de solutions pour éviter des vues d’intérieur trop intrusives (voir § Solutions)

4/ En amont de la formation : le rappel des consignes et règles à respecter
Avant d'effectuer toute session de formation, vous pouvez envoyer aux participants un document décrivant ce que vous attendez en termes d'installation et des conseils pour les aider à tirer le meilleur parti de la session. Qu'ils s'agissent de l'activation de la caméra, de la désactivation des notifications des téléphones portables et de l'ordinateur, du positionnement dans l'endroit le plus silencieux à leur disposition, prévoyez de décrire le plus précisément les règles et conditions nécessaires à un bon échange entre vous et votre auditoire.
N’hésitez pas à expliquer pourquoi vous demandez le respect de telle ou telle consigne : “Nous pourrons utiliser la caméra pour une activité détente”, “Avec votre webcam vous ferez connaissance avec votre binôme lors de certaines activités”.

5/ A quel moment proposer d’activer la webcam ?
Il est difficile de maintenir l’engagement et l'attention du public lors d'une visioconférence, surtout si tout ce que vous pouvez voir est un groupe d'initiales ou de cases contenant les noms (ou les photos) des participants.

Faites-leur savoir qu'en tant qu'hôte de la réunion, vous y apportez beaucoup plus d'énergie si vous pouvez voir à qui vous parlez. Par conséquent, la réunion sera plus engageante pour eux, donc ils en tireront plus de profit.
Vous pouvez inviter vos apprenants à activer la caméra à des moments précis :
-lors de leur présentation individuelle à l’occasion du tour de table en début de formation.
-lorsqu’ils posent une question ou entrent dans une conversation avec vous ou avec un autre des apprenants.
- mettez-en place des ice-breakers qui utilisent le jeu avec des photos ou des images. Avec bienveillance et sur un ton positif, le rendu peut amener vos participants à utiliser leur camera.
Autre possibilité, démarrez la visioconférence quelques minutes avant l’heure officielle et faites entrer les élèves dans la classe un par un. Au fur et à mesure que les élèves arrivent, accueillez-les individuellement et encouragez-les à allumer leur webcam. Ceux qui arriveront par la suite noteront que certaines caméras sont déjà allumées et seront alors plus à l'aise pour démarrer leur webcam.

6/ Solutions à proposer pour la conservation de l'intimité
Proposez à vos apprenants ces quelques solutions pour qu’ils puissent conserver leur intimité. Faites-leur comprendre que vous ne vous attendez pas à une installation vidéo professionnelle.
1. Placer l’ordinateur devant un mur, une bibliothèque ou un meuble
Ils peuvent effectivement placer leur ordinateur dans un emplacement « neutre ». Bien évidemment ils doivent être dos au mur.
2. Flouter leur arrière-plan
De nombreuses applications de réunion proposent de flouter l’arrière-plan.
3. Mettre un fond d’écran
Vos apprenants peuvent télécharger un fond d’écran sur leur navigateur. Il leur suffit ensuite de l’intégrer comme fond d’écran sur leur application de réunion à distance.
4. “Isolez-vous" !
Proposez à vos participants de s’isoler au maximum et dans la mesure du possible, de trouver une pièce dans laquelle ils seront à même de se concentrer et accepter de partager la vue de leur intérieur.

7/ Le cas de la mauvaise connexion : proposez une alternative !
Vous pouvez conseiller à vos apprenants de se déplacer lors de leur journée de formation. Proposez leur d’anticiper pour résoudre ces failles techniques !
Il existe de nombreux espaces de coworking dans lesquels ils trouveront un environnement neutre et une meilleure connexion, mais ces espaces ont un coût qu’il faut bien évidemment prendre en compte.
Certains centres de formations proposent d’accueillir les apprenants qui le souhaitent dans leurs locaux durant la journée de formation.

Pour conclure, peut-on imposer aux apprenants la webcam ?
Techniquement non car, pour rappel, le logement est un lieu privé même lorsque d’une formation.
Toutefois, en vous basant sur l’anticipation, la bienveillance, le rappel de consignes et l’entrainement à une immersion positive lors de différentes activités de ice-breaking par exemple, vos participants utiliseront leur caméra comme vous et tout votre auditoire !

 

Article écrit en collaboration avec Laura Chapiteau, formatrice indépendante pour adultes